Voor een groeiend B2B-dienstverleningsbedrijf hebben wij de volledige leadverwerking geautomatiseerd via Zapier. Iedere formulierinzending wordt nu direct geïmporteerd in het CRM, automatisch geclassificeerd op basis van branche en dealwaarde, en voorzien van een gepersonaliseerde opvolgsequence. Het team hoeft geen enkele lead meer handmatig in te voeren.
Het bedrijf ontving dagelijks tientallen leads via meerdere formulieren op de website, landingspagina's en partnerportals. Die gegevens kwamen in verschillende mailboxen terecht en werden vervolgens met de hand overgezet naar het CRM. Dat kostte niet alleen tijd, maar leidde ook tot fouten, dubbele invoer en gemiste opvolgmomenten.
Het salesteam besteedde gemiddeld twee uur per dag aan het handmatig invoeren van leads. Omdat gegevens via verschillende kanalen binnenkwamen, was er geen uniform overzicht. Leads werden soms dubbel ingevoerd, soms helemaal vergeten. De opvolging hing af van individuele discipline en er was geen gestandaardiseerd proces.
Bovendien ontbrak er een classificatiesysteem. Een lead van een enterprise-klant kreeg dezelfde behandeling als een kleine aanvraag. Dat betekende dat het salesteam kostbare tijd besteedde aan leads met weinig potentieel, terwijl waardevolle prospects te lang moesten wachten op een reactie.
We hebben een Zapier-flow gebouwd die iedere formulierinzending automatisch verwerkt. Zodra een lead binnenkomt, wordt deze geparsed, verrijkt met beschikbare bedrijfsdata, en op basis van vooraf ingestelde regels geclassificeerd. Vervolgens wordt de lead in het juiste CRM-stadium geplaatst en start er direct een opvolgsequence.
Door de volledige keten van inzending tot opvolging te automatiseren, verdween niet alleen het handmatige werk maar ook de kans op fouten. De combinatie van automatische classificatie en gepersonaliseerde opvolgsequences zorgde ervoor dat iedere lead de juiste aandacht krijgt op het juiste moment. Het salesteam kon zich weer volledig richten op gesprekken voeren in plaats van data invoeren.
Ontdek hoe wij jouw formulieren, CRM en opvolging in één vloeiend proces koppelen.