Voor een servicebedrijf met meerdere teams hebben wij een automatische taakverdelingsflow gebouwd via Zapier. Bij iedere nieuwe aanvraag wordt nu direct de juiste medewerker of het juiste team toegewezen, inclusief een volledige taakomschrijving en deadline. Geen handmatig toewijzen meer, geen vertragingen door onduidelijke verantwoordelijkheden.
Het bedrijf verwerkt dagelijks tientallen aanvragen die elk een ander specialisme vereisen. Voorheen werden deze binnengehaald door een coördinator die de aanvragen handmatig doorspeelde. Dat proces was traag, foutgevoelig en afhankelijk van de beschikbaarheid van één persoon.
Het toewijzen van taken duurde gemiddeld vier tot zes uur. De coördinator moest bij iedere aanvraag eerst beoordelen welk team of welke medewerker het meest geschikt was, vervolgens handmatig een taak aanmaken in het projectmanagement-systeem, en tot slot een notificatie sturen. Bij drukte hoopten aanvragen zich op en liep de toewijzing vertraging op.
Bovendien was er geen transparantie over de werkverdeling. Sommige medewerkers waren overbelast terwijl anderen beschikbare capaciteit hadden. Het gebrek aan een gestructureerd systeem leidde tot ongelijke verdeling en frustratie in het team.
We hebben een Zapier-flow gebouwd die op basis van het type aanvraag, de locatie en de beschikbaarheid automatisch de juiste medewerker selecteert. De taak wordt direct aangemaakt in het projectmanagement-systeem met alle relevante informatie en een realistische deadline.
Door de taakverdeling volledig te automatiseren op basis van vooraf gedefinieerde regels, verdween de bottleneck van de handmatige coördinator. Het systeem houdt rekening met beschikbaarheid en specialisme, waardoor iedere aanvraag direct bij de juiste persoon terechtkomt. Dat leverde niet alleen snelheid op, maar ook een eerlijkere en transparantere werkverdeling.
Ontdek hoe wij aanvragen direct bij de juiste persoon laten landen.