Voor een regionaal dakdekkersbedrijf hebben wij het volledige intake en offerteproces geautomatiseerd. Aanvragen worden nu gestructureerd ontvangen, standaardprijzen worden automatisch berekend en de interne taakverdeling verloopt zonder handmatige afstemming. Het resultaat: offertes die drie keer sneller de deur uit gaan.
Het dakdekkersbedrijf ontving aanvragen via diverse kanalen: telefonisch, per e-mail en via een eenvoudig contactformulier op de website. De informatie die binnenkwam was zelden compleet. Medewerkers moesten vaak terug bellen om essentiële details te achterhalen, zoals het type dak, de oppervlakte, of er lekkageproblemen waren en welk materiaal de klant wenste.
Na het verzamelen van alle informatie werd handmatig een offerte opgesteld. Dit gebeurde in Excel, waarbij prijzen werden opgezocht in een losse prijslijst. Het opmaken van een professioneel document kostte vervolgens nog extra tijd. Het hele proces van eerste contact tot offerte duurde gemiddeld vijf werkdagen.
Intern was er bovendien onduidelijkheid over wie welke aanvraag oppakte. Soms werden aanvragen dubbel behandeld, soms bleven ze te lang liggen. Er was geen centraal overzicht van de status van lopende offertes, waardoor de bedrijfsleider geen grip had op de commerciële pipeline.
We zijn begonnen met het structureren van het intakeproces. Het oude contactformulier is vervangen door een doordacht aanvraagformulier dat de klant stap voor stap door de juiste vragen leidt. Op basis van het type werkzaamheden worden automatisch de relevante vervolgvragen getoond, zodat het bedrijf altijd complete aanvragen ontvangt.
Vervolgens hebben we de prijsberekening geautomatiseerd. Op basis van het type dak, de oppervlakte en het gekozen materiaal wordt automatisch een calculatie gemaakt. Deze vormt de basis voor een professionele offerte die direct wordt gegenereerd en verstuurd. De interne taakverdeling is gekoppeld aan het type werkzaamheden, waardoor aanvragen automatisch bij de juiste medewerker terechtkomen.
Het bedrijf merkte al binnen de eerste twee weken een significant verschil. Klanten ontvangen nu een offerte op dezelfde dag als hun aanvraag, in plaats van na vijf werkdagen. De interne afstemming die voorheen zorgde voor vertragingen en irritatie is volledig geëlimineerd.
De kracht lag in het combineren van een gestructureerde intake met een geautomatiseerde backend. Door de klant via een slim formulier alle benodigde informatie te laten aanleveren, hoeft het team niet meer terug te bellen voor ontbrekende details. De automatische prijscalculatie en offertegeneratie zorgen ervoor dat het hele traject van aanvraag tot offerte zonder menselijke tussenkomst verloopt. De interne taakverdeling voorkomt dat aanvragen blijven liggen of dubbel worden opgepakt.
Stuur ons een bericht via WhatsApp en we reageren meestal binnen een uur.
Start een WhatsApp gesprekOntdek hoe wij aanvragen en offertes voor jouw organisatie slimmer kunnen inrichten.